Es necesario buscar la manera de organizarla y filtrarla, para que realmente contribuya de una manera efectiva a la adecuada forma de decisiones y al mismo tiempo sirva para hacer el seguimiento permanente de las variables clave para el éxito de la gestión de la organización ES EN TAL SENTIDO QUE LOS INDICADORES DE GESTION se convierte en una herramienta clave para el logro de la competitividad no solo de la organización sino también personal.

ASPECTOS GENERALES A CERCA DE LOS INDICADORES DE GESTION

Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respeto de objetivos y metas previstas e influentes esperadas: estos indicadores pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas .etc

Los indicadores hacen parte de nuestra vida diaria como una herramienta de apoyo que nos muestra informacion permitiendonos definir la situacion y tomar decisiones para el mejoramiento de un proceso.

Los indicadores de gestión:

¿Crees que los indicadores est{an en tu vida diaria?

Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que derivan del desarrollo normal de las actividades, se debe contar con un mínimo de indicadores que nos garanticen contar con información constante real y precisa sobre aspectos tales como la efectividad, la eficacia, la eficiencia, la productividad, la calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización.

Los signos vitales de una organización

EFECTIVIDAD: Se denomina efectividad a la capacidad o facultad para lograr un objetivo o fin deseado, que se han definido previamente, y para el cual se han desplegado acciones estratégicas para llegar a él.

¿Efectividad se relaciona con eficacia? Prácticamente, efectividad y eficacia pueden usarse como sinónimos, al igual que el “ser efectivo” y el “ser eficaz”. Antes de pasar a ejemplos, sí vamos a aclarar que efectividad no es igual a eficiencia, y ya veremos porqué.

La efectividad es una capacidad que las personas ponemos en práctica casi a diario, para realizar diferentes actividades en nuestra vida cotidiana. Por ejemplo, tengo una lección escrita de Historia, y para ello voy a realizar resúmenes de todas las unidades temáticas que se evaluarán en la lección, con el fin de esquematizar los conceptos, y realizar cuadros comparativos, síntesis, cuadros conceptuales, etc. Si al momento de la lección, puedo responder todas las preguntas que la profesora ha dado, y aún más logro una buena calificación, quiere decir entonces que mi proceso de estudio ha sido efectivo.

Pero veamos ahora porqué decíamos que ser efectivo o eficaz no es igual a ser eficiente. Porque la eficiencia es el logro de los resultados deseados en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos posibles para llevarlo a cabo.

Es decir, para el estudio previo a la lección, si hubiese empleado otra técnica en lugar de realizar resúmenes (podrían ser ayudas memorias o lectura comprensiva) y de todas formas llegara al mismo resultado (o al menos a un resultado bueno como quería), eso sería ser eficiente, porque no sólo he logrado mi objetivo de obtener buena nota, si no que he disminuido el tiempo que le he dedicado. En el primer ejemplo, fui eficaz pero no eficiente (o poco eficiente), en cambio en el segundo logré ambas cosas: efectividad y eficiencia.

El mismo ejemplo sirve para algo que podemos observar a diario (e incluso consumir): los medicamentos. La publicidad de un medicamento para el dolor muscular promete efectividad, porque (nada más ni nada menos) logra que el dolor disminuya de manera progresiva, hasta que luego desaparece. Podemos ingerirlo, si es que tenemos dolor, y probar o no su eficacia o efectividad. Pero luego, vemos otro comercial publicitario en la televisión, de un medicamento contra el dolor muscular, que no sólo promete su disminución y luego desaparición, si no que afirma que logra ese resultado en tan solo media hora. Al ingerirlo, podemos probar entonces si además de efectivo, es eficiente.

Las empresas crean con un propósito determinado, el cumplimiento de ese propósito depende de la posibilidad de ciertos recursos LA PRODUCTIVIDAD DEPENDE SU USO ADECUADO Y RACIONAL. Por lo general cuanto más grande es una organización, más complicada se vuelve su misión y más complejas se vuelven las necesidades de recursos. Claro está que la posibilidad de acceder a los recursos necesarios también se incrementa a medida que la organización se consolida, crece y se hace poderosa

Medir es comprar una magnitud con un patrón preestablecidos o por lo menos reducirá a una mínima expresión la clave consiste en elegir LA VARIABLES CRITICAS DEL ÉXITO del proceso para ello es necesario seleccionar la más conveniente para medir y asegurar que esta ultima resuma lo mejor posible la actividad que lleva a cabo en cada área funcional.

Solo de esta forma se garantiza que la información que genera el sistema de control de gestión tenga efecto en los procesos de toma de decisiones y se logre así mejorar los niveles de aprendizaje en la organización.

Es interesante mencionar algunos paradigmas acerca de la medición

La medición precede al castigo
No hay tiempo para medir
Medir es difícil
Hay cosas imposibles de medir
Es más costoso medir que hacer

Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión objetivos y metas de un determinado proceso, igualmente son parte de dos sistemas de información fundamentales para la gerencia de las organizaciones en la toma de decisiones.

SISTEMA DE INFORMACION GENERAL: proporciona información de apoyo en la toma de decisiones, la decisión respaldada por ese sistema frecuentemente se repite.

SISTEMA DE APOYO PARA LA DECISION: ayuda a los gerentes en toma de decisiones únicas y no reiteradas que relativamente no están estructuradas

SE PROPONE LOS SIQUIENTES ATRIBUTOS PARA LA INFORMACION.

EXACTITUD: la información debe representar la situación o el estado como realmente es

FORMA: existen diversas formas de presentación de la información que puede ser cualitativa numérica o grafica impresa o visualizada y detallada.

FRECUENCIA: es la medida de cuan a menudo

EXTENSION: se refiere al alcance en términos de cobertura del área de interés.

ORIGEN: puede originarse dentro o fuera de la organización, lo fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta.

TEMPORALIDAD: la información puede hablamos del pasado , de los actuales o delas actividades o sucesos futuros.

RELEVANCIA: la información es relevante si es necesaria para una situación particular.

INTEGRIDAD: una información completa proporciona al usuario el panorama disponible y actualiza cuando se necesita.

SON UN MEDIO Y NO UN FIN

Los indicadores se convierten en un meta que hay que alcanzar y todo el mundo se alienta tratando de lograr, a toda costa, el valor del indicador. Con esto el indicador pierde su naturaleza esencial de ser quía y apoyo para el control y se convierte en un factor negativo de consecuencias nefastas tanto para las personas como para la organización, INSISTIMOS: los indicadores no son fines, sino medios, para ayudarnos a lograr los fines.

UN INDICADOR CORRECTAMENTE COMPUESTO TIENE LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS

Los indicadores de gestión como instrumento de evaluación y control en la administración del personal.

Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico.

Hay que tener en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido, la clave de este consiste en elegir las variables críticas para el éxito del proceso, y con ello obtener una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que soporte la administración y le permite evaluar el desempeño de la empresa.

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeación y control de cada uno de los grupo operativo, información permanente e integral sobre su desempeño, que les permita a éstos autoevaluar su gestión y tomar los correctivos del caso.

A cada uno de sus usuarios, el sistema debería facilitarle información oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables críticas para el éxito a través de los indicadores de gestión que hayan sido previamente definidos.

Sólo de esta se garantiza que la información que genera el sistema de control tenga efecto en los procesos de toma de decisiones y se logre así mejorar los niveles de aprendizaje en la organización.

Los indicadores gestión de presentan unos paradigmas a la hora de la medición:

1. La medición precede al castigo: infortunadamente y dado el manejo equívoco que se les da a las mediciones en la mayoría de las organizaciones, las personas piensan que cada vez que “miden” los procesos en los cuales participan, con toda seguridad rodarán cabezas. Muchos administradores utilizan las mediciones como mecanismos de presión y como justificación para sancionar al personal, lo cual crea un rechazo.

En cambio lo que se busca con la medición es generar rasgos de autonomía de decisiones y acción razonable para los empleados y debe ser liberadora de tiempo para los administradores; ya que cuando se emplea de una forma eficiente este recurso y se establece un conjunto de patrones que definen el rango de autonomía de la gestión de las personas y de las organizaciones, estamos contribuyendo al desarrollo de las personas y las organizaciones miasmas.

2. No hay tiempo para medir: con este se quiere referir que los empleados piensan o tratan los indicadores de gestión, como un trabajo extra de sus tareas diarias; debido que no percatan que él mismo lleva a cabo los controles, aunque de manera desorganizada y muy pocas veces efectiva. Si los funcionarios y los empleados de las empresas no se percatan de la importancia que el tiene el control para sus organizaciones, para el indispensable para el desarrollo exitoso de la gestión, la medición no cobrará su adecuada y definitiva dimensión de la efectiva herramienta de apoyo.

3. Medir es difícil: la medición es difícil según como la persona ha emplear quiera que sea. Si bien es cierto que para algunos procesos se justifican y es necesario caber uso de mediciones especiales en algunos casos basta con emplear matemáticas sencillas, reglas de tres, relaciones, sumas o restas y elementos estadísticos elementales.

4. Hay cosas imposibles de medir: es cierto que en algunos casos la medición de algunos agentes, procesos, variables es sumamente compleja, pero hay que tener presente que existen la excepción de la regla.

5. Es más costoso medir que hacer: esto tiene que ver, que no se pueden medir todos los procesos que se realizan en la organización; hay que tener presente que se deben medir las variables más representativas o las que mejor tipifiquen los aspectos más vitales para la empresa.

¿QUÉ ES UN INDICADOR DE GESTIÓN?

Hay que tener presente que un indicador es una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, y que por medio de estas permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias de cambio generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas o ya indicadas.

De tal manera se entiende que los indicadores de gestión pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas y entre otros; es decir, que es como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.

De igual modo hay que tener presente que los indicadores de gestión son un medio y no un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber cómo se encuentra la organización.

Es un indicio expresado numéricamente o en forma de concepto, sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, una dependencia o un área. El indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones. El indicador facilita el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad.

Los parámetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistémico de gestión de una unidad u organización (sistema conductual). Efecto, impacto, eficacia, eficiencia, economía y calidad son parámetros de gestión. Los indicadores son referencias numéricas que relacionan variables para mostrar el desempeño de la unidad u organización con relación a uno de los parámetros de gestión. Las variables son representaciones cuantitativas de una característica.

Los indicadores de gestión son por encima de todo una información, por lo cual no se puede indicar que simplemente es un dato determinado de calificación de la empresa; teniendo en cuenta que es una información, los indicadores de gestión deben tener los atributos de la información, tanto en forma individual como grupal. Según Senn los indicadores de gestión poseen los siguientes atributos de la información:

• Exactitud

• Forma

• Frecuencia

• Extensión

• Origen

• Temporalidad

• Relevancia

• Oportunidad